Dienstleister und Hersteller verwalten
Das Dienstleister-Register enthält alle externen Anbieter, die für deine IT-Landschaft relevant sind: Softwarehersteller, Hosting-Anbieter, Systemhäuser, Managed-Service-Provider.
Die Verknüpfung von Applikationen und Dienstleistern macht sofort sichtbar: Von wem sind wir abhängig, und welche Systeme betrifft das?
Wozu Dienstleister dokumentieren?
Im Alltag kaum sichtbar – aber entscheidend in diesen Situationen:
- Vertragsauslauf: Du willst wissen, welche Systeme über einen bestimmten Anbieter laufen, bevor du einen Vertrag nicht verlängerst
- Sicherheitsvorfall beim Anbieter: Sofort sehen, welche eigenen Systeme betroffen sein könnten
- DSGVO/NIS2-Audit: Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) und Dienstleister-Zuordnungen nachweisen
- Anbieterkonsolidierung: Erkennen, bei welchen Anbietern hohe Abhängigkeit besteht
Dienstleister anlegen
- Navigiere zu Dienstleister in der Seitenleiste
- Klicke auf „Dienstleister hinzufügen"
- Fülle die Stammdaten aus und klicke auf „Anlegen"
Felder im Überblick
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Name | Offizieller Unternehmensname (Pflicht) |
| Typ | Softwarehersteller, Systemhaus, Wartungspartner, Reseller oder Sonstige (Pflicht) |
| Ansprechpartner | Name der Kontaktperson (Pflicht) |
| Kontakt-E-Mail | E-Mail der Kontaktperson (Pflicht) |
| Telefon, Website | Optional |
| Notizen | Kurze Notiz zum Leistungsumfang |
Auf der Detailseite des Dienstleisters pflegst du zusätzlich Rechtsform, Vertragsstatus (Kein Vertrag, Aktiv, Auslaufend, Abgelaufen), SLA-Klasse, Weiterführende Dokumentation (z. B. SharePoint-Ordner mit Vertragsunterlagen) und Tags.
Dienstleister mit Applikationen verknüpfen
Die Verknüpfung erfolgt von der Applikations-Detailseite aus (ebenso von der Infrastruktur-Detailseite): Im Abschnitt „Dienstleister-Zuordnungen" klickst du auf „Dienstleister zuordnen", wählst den Dienstleister aus dem Register und gibst seine Rolle an (Pflicht, z. B. „Betrieb", „Wartung" oder „2nd-Level-Support").
Zugeordnet werden können nur Dienstleister, die bereits im Register angelegt sind – lege einen neuen Dienstleister also zuerst unter Dienstleister an.
Dienstleister-Detailseite
Die Detailseite zeigt:
- die Stammdaten und Ansprechpartner (Änderungen werden automatisch gespeichert)
- Weiterführende Dokumentation (z. B. Vertragsordner, SLA-Dokumentation)
- alle zugeordneten Applikationen und die zugeordnete Infrastruktur, jeweils mit Rolle
- das Änderungsprotokoll
Wenn du für einen Dienstleister, der personenbezogene Daten verarbeitet, einen Auftragsverarbeitungsvertrag hast, hinterlege den Link unter „Weiterführende Dokumentation". Beim nächsten DSGVO-Audit findest du alle AVVs direkt in Leitstand.
Häufige Fragen
Soll ich zwischen Hersteller und Betreiber unterscheiden? Ja, wenn das für dich relevant ist. Beispiel: SAP ist der Hersteller, aber ein externes Systemhaus betreibt die Instanz. In diesem Fall legst du beide als separate Dienstleister an und ordnest sie der Applikation mit unterschiedlicher Rolle zu.
Was mache ich mit abgelaufenen Anbietern? Setze den Vertragsstatus auf „Abgelaufen". Der Eintrag bleibt im Register und ist über das Änderungsprotokoll historisch nachvollziehbar. In der Dienstleister-Liste kannst du nach dem Vertragsstatus filtern.