Daten aktuell halten & bestätigen
Das größte Problem einer IT-Dokumentation ist nicht das Anlegen – es ist das Aktuellbleiben. Eine Excel-Tabelle veraltet still und leise: Niemand merkt, dass eine Angabe seit zwei Jahren falsch ist.
Leitstand löst das mit einem einfachen Bestätigungs-Workflow. Jede Applikation und jede Infrastruktur trägt ein „Haltbarkeitsdatum": In regelmäßigen Abständen bestätigt die verantwortliche Person, dass die Angaben noch stimmen. Dadurch siehst du jederzeit, welchen Einträgen du vertrauen kannst – und welche überprüft werden müssen.
Gerade für Mittelständler, die viel Betrieb machen, ist das der entscheidende Unterschied: Die Doku bleibt ohne großes Projekt nebenbei gepflegt.
Wie die Bestätigung funktioniert
Auf der Detailseite einer App oder Infrastruktur findest du die Karte „Bestätigung". Sie zeigt:
| Angabe | Bedeutung |
|---|---|
| Status | Farbiger Hinweis, ob der Eintrag aktuell, bald fällig oder überfällig ist |
| Letzte Bestätigung | Wann zuletzt jemand bestätigt hat, dass die Daten stimmen |
| Intervall | Nach wie vielen Tagen eine erneute Überprüfung fällig wird (Standard: 90 Tage) |
| Verantwortliche | Die hinterlegten betrieblich und fachlich Verantwortlichen |
Der Status hat drei Stufen:
- 🟢 Bestätigt – die nächste Überprüfung liegt noch in der Zukunft
- 🟡 Bald fällig – das Intervall läuft demnächst ab
- 🔴 Überfällig – die Überprüfung ist seit X Tagen fällig
Einen Eintrag bestätigen
- Öffne die Detailseite der App oder Infrastruktur
- Prüfe kurz, ob alle Angaben noch stimmen
- Klicke in der Karte „Bestätigung" auf „Jetzt bestätigen"
Damit wird das Datum der letzten Bestätigung auf heute gesetzt und die Uhr läuft neu. Mehr ist nicht nötig – ein Klick genügt.
Verantwortliche erinnern
Wenn ein Eintrag überfällig ist und du nicht selbst zuständig bist, kannst du mit „Verantwortliche erinnern" eine Erinnerungs-Mail an die hinterlegten Verantwortlichen schicken.
Voraussetzung: Bei der App oder Infrastruktur ist mindestens eine E-Mail unter „Betrieblich verantwortlich (E-Mail)" oder „Fachlich verantwortlich (E-Mail)" eingetragen. Ohne hinterlegte Verantwortliche ist die Schaltfläche deaktiviert.
Täglicher Frische-Reminder
Zusätzlich zur manuellen Erinnerung kann Leitstand einen täglichen Reminder verschicken: Die Verantwortlichen veralteter Apps erhalten täglich gegen 07:00 Uhr eine Erinnerungs-E-Mail – an die Adressen unter „Betrieblich verantwortlich (E-Mail)" und „Fachlich verantwortlich (E-Mail)" der jeweiligen App.
Admins schalten den Reminder für ihren Mandanten unter System → Integrationen in der Karte „Täglicher Frische-Reminder" ein oder aus:
- Schalter „Täglichen Reminder senden" – der Status daneben zeigt „Aktiviert" oder „Deaktiviert".
- Darunter steht, wer die Einstellung wann zuletzt geändert hat („Zuletzt geändert von … am …"). Wurde sie noch nie geändert, steht dort „Noch nicht geändert (Standard: deaktiviert)" – ohne eigene Einstellung ist der Reminder also deaktiviert. Damit Leitstand tägliche Erinnerungen verschickt, muss ein Admin ihn einmal einschalten.
Die manuelle Erinnerung („Verantwortliche erinnern") auf den Detailseiten ist von diesem Schalter nicht betroffen.
Überblick im Dashboard
Du musst nicht jeden Eintrag einzeln prüfen. Das Dashboard bündelt die Datenaktualität:
- ein Aktualitäts-Score über die gesamte Landschaft
- eine Aufschlüsselung in aktuell, überfällig und stark überfällig (über 180 Tage)
- eine Tabelle der überfälligen Applikationen („Überfällige Prüfungen"), absteigend nach Tagen seit der letzten Bestätigung
So siehst du sofort, wo Pflege nötig ist, ohne dich durch alle Einträge zu klicken.
Das Intervall anpassen
Das Standard-Intervall beträgt 90 Tage. Für ein unkritisches System kann ein längeres Intervall sinnvoll sein, für ein hochkritisches ein kürzeres. Erlaubt sind 7 bis 365 Tage pro Eintrag:
- Infrastruktur: auf der Detailseite im Feld „Bestätigungsintervall (Tage)".
- Applikationen: derzeit nicht auf der Detailseite, sondern über den CSV-Import (Spalte
confirmation_interval_days) oder die API.
Häufige Fragen
Was passiert, wenn ich nicht bestätige?
Nichts wird gelöscht oder gesperrt. Der Eintrag wird lediglich als „überfällig" markiert und taucht im Dashboard auf. Es ist ein Hinweis, kein Zwang.
Warum ist das für Audits wichtig?
Ein Prüfer möchte wissen, ob die Dokumentation gepflegt ist. Das Bestätigungsdatum belegt schwarz auf weiß, wann ein Eintrag zuletzt geprüft wurde – ein starker Nachweis für ein funktionierendes IT-Management.
Kann ich die Bestätigung auch ohne Schreibrechte nutzen?
Bestätigen und Erinnerungen senden können Nutzer mit Schreibrechten (Editor/Admin); den täglichen Reminder schalten nur Admins. Viewer sehen den Status, können aber nicht bestätigen. Mehr dazu unter Nutzer einladen & Rollen vergeben.